指定货代的操作流程
指定货代的操作流程
根据货代部的工作特征， 日常工作中划分为以下 “接单、 订舱、拖车/内装、报关、 文件、费收和其他 ”各环节，各环节相辅相成。
本流程即是各岗位的工作指导，也作为主管评判各岗位工作达标与否的标 准。
一、接单部分
接单工作原则上应该成为日常中 “最优先 ”的工作环节，一般要求接单必须快捷、
高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。
接单人员一般要求自接到委托书后 15 分钟内完成以下三部分基本信息的确认。 （注）对于部分无法短时间内确认的信息， 依然必须及时安排并予以跟踪， 如根 据客户和操作需要流转到下一环节， 先安排流转后跟进处理， 以保证下一环节的 有序操作。
1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员）
（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。
客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：
托运人 /发货人、船公司 /船期、起运港、目的港 /中转港、货名、柜型柜量、
运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。
（2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员） 普通服务要求一般包括是否需要：到 /预付订舱、拖车 /内装、商检和报关等。
到 /预付订舱确认即对（ 1）内容的确认；
对于拖车 /内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、 服务要求时间等，注明在客户订舱单上。
特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务
对于特殊服务要求，必须得到部门主管和 /或者其他相关职能的核批后 才可以接受和安排
2、运价核对、确认（客服或者接单员） 客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。
（1） 对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由
销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。
（注） 特殊情况可先口头与销售员确认 , 待销售员返回公司再补签字确认
（2） 对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。
3、舱位确认（客服或者接单员）
根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。
二、订舱部分
一般要求预定开航日 7 天前必须安排订舱， 对可以提前接受委托的船公司应争取 头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；
一般要求在预定开航日 5 工作日前完成订舱， 对于该时间限制以内的业务委托一 般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。
1、新建委托 （订舱操作员 ） 订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有
关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、
提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱 量、货名与数量，以及代理（如需要）等。
2、订舱过程（订舱操作员）
订舱过程包括以下环节： 膳制与发送订舱单、 订舱号或提单号确认、 预配和报关 舱单发送确认、 中转港代码确认和场站收据制作等， 任何其中一环节未完成均视 做订舱未完成。
订舱完毕后， 应及时将配舱信息输入操作系统， 输入时应确保准确， 并特别注意 以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以 及运费 /运输条款等内容的核对。
3、舱位通知 （订舱操作员）
无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务， 订舱确认单或者配船通知单等 都必须第一时间通知客户， 确保上面的订舱号与船名航次要清晰、 准确，以免造 成混淆。
如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。
三、拖车 /内装(调度)
客户委托的拖车、内装和 /或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质 和
市场环境等情况予以预先审核， 对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整 并告知理由和风险。
1、拖车安排
(1)得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户 具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前 2 工作日与客户再次 联系确认装柜时间及地点
(4)同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约
(5)向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午 之前，并在当日下午 4 点前确认安排 (包括拖车行是否已经领取设备交接单、 提 箱点的确认已经空箱状况确认)；
对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况， 必要情况下通知船公司提箱时间。
(6)安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、 船名航次、订舱号 /提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等)、装 柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等
(7)必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂
(8)跟踪装箱、装箱单、进港
(9)其他注意事项 在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、 超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记
对于客户业务退关， 需要确认是否发生安排拖车的前期费用。 若有发生预配打单 费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记
2、内装安排
(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2)根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具 体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险
(3)根据前期约定的到货时间， 提前 1 工作日与客户再次核实送货时间和预计到 达时间
(4)向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。
清晰显示配船信息(包括船公司、船名航次、订舱号 /提单号、箱型箱量、起运 港、中转港代码、目的地等)、装柜时间、货物数据(包括件数、毛重、体积)、 协议费用等
(5)向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之 前，并在当日下午 4 点前确认安排 (包括仓库是否已经领取设备交接单、 提箱点 的确认、空箱状况确认)
(6)向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求
(7)跟踪到货物情况
(8)跟踪装箱、装箱单、进港
四、报关部分(操作员)
(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排
(2) 根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客 户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险
(3)最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送 情况
(4)收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理
(5)在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行
(6)对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记
(7)跟踪反馈报关结果
五、文件部分
1、提单确认 (文件员 )
(1) 提单确认件的膳制和发送
提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日 2 个工作日前必须发送
(2) 催促提单确认件
般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件
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